Communication aux adhérents 

concernant les licences non-renouvelées

Le Service Communication a envoyé aux licenciés qui n’ont pas renouvelé leur licence en 2020-2021, 2021-2022, 2022-2023 et 2023-2024, un mail leur demandant la raison du non-renouvellement.

Un certain nombre de personnes ont signalé qu’elles étaient toujours licenciées FFEPGV.

Après analyse, il s’avère que nous avons identifié 2 types de situations.

Le club a utilisé Mon panier, puis Création d’une adhésion ou Nouvelle adhésion et dans le formulaire de recherche, il a mis le nom, le prénom et la date de naissance avec plus ou moins d’exactitude, au lieu de faire une recherche par numéro de licence ou d’utiliser le Renouvellement par lot (disponible dans la partie Adhésions).

C’est ainsi que le club crée des doublons. Une même personne peut se retrouver d’une saison sportive sur l’autre avec des numéros de licences différents.

Exemple d’erreur courante de saisie qui crée de nouvelles licences :
Jean-Pierre, saisi aussi Jean Pierre ou Jean- Pierre (tiret ou espace ou tiret suivi d’un espace).
Jean- Pierre Trucmuche aura la licence 22xxxxxxx1 pour l’année 2021-2022
Jean Pierre Trucmuche aura la licence 23xxxxxxx2 pour l’année 2022-2023
Jean-Pierre Trucmuche aura la licence 24xxxxxxx3 pour l’année 2023-2024

Bien qu’il s’agisse de la même personne, il y a 3 fiches avec 3 numéros de licence différents dans i-Reseau. Il ne s’agit pas de renouvellement de licence mais à chaque fois de la création d'une nouvelle licence.
Monsieur Trucmuche, bien que n'ayant pas renouvelé n a donc reçu 1 email lui indiquant qu'une licence n'a pas été renouvelée :
- 22xxxxxxx1 pour l’année 2021-2022
- 23xxxxxxx2 pour l’année 2022-2023
 Chacun des numéros de licence étant différent.

Pour éviter ce type d’erreur génératrice de doublons et de création de nouvelles licences, nous conseillons d’utiliser le Renouvellement par lot qui se trouve dans la partie Adhésions d’i-Réseau. Cela vous permet de renouveler les adhérents de la saison précédente en reprenant (ou en modifiant) les données, à l'exception du numéro de licence.

Comment utiliser le Renouvellement par lot : Renouvellement par lots : FFEPGV (freshdesk.com) 

Contacter votre CODEP pour toute autre information.

Dans ce cas l’emailing de la fédération a bien été envoyé à la personne dont la dernière licence 2023-2024 n’existe pas encore dans i-Réseau, même si l’adhérent a déjà payé sa licence dans son club et pratique bien pour cette saison 2023-2024.

L’adhérent est en droit s’en étonner.