Les premières étapes doivent être faites par le CoDep pour, ensuite permettre au club d’avoir au moins 1 licencié qui soit utilisateur (avec profil Administrateur) de son club pour i-reseau, zimbra et le Portail Fédéral.
A faire par le CoDep dans i-reseau
- Affiliation du nouveau club - Créer la demande d'affiliation
Affiliation
Nouvelle affiliation
Sauvegarder la demande d'affiliation
La demande
A ce stade, le CODEP ne pourra pas valider l'affiliation du club à cause des nouvelles règles à propos du Comité directeur. - Renseigner le Comité directeur du club en création ou en réaffiliation après une période de sommeil
Cas 1 :
Les membres du Comité directeur ont eu une licence FFEPGV. Le Comité directeur pourra être renseigné, i-Réseau retrouvera les personnes (par nom, prénom, email ou numéro de licence préféré) dans sa base.
Cas 2 :
Les personnes membres du Comité directeur n'ont jamais eu de licence FFEPGV. Elles ne sont donc pas dans i-Réseau.
Dans ce cas, il suffit de leur créer une fiche au niveau du club.
Dans le menu d'i-Réseau, cliquez sur Utilisateur, puis sur Créer un utilisateur (sans licence).
Remplissez TOUTES les données, comme pour un licencié.
Si la personne doit ensuite utiliser i-Réseau, demandez à créer le compte SSO et donnez-lui les droits sur le club et sauvegardez.
Si ce n'est pas le cas, sauvegardez directement. Dans ce cas, vous ne verrez plus la fiche, mais elle existera dans i-Réseau.
Dans Ma structure,
Dans la saison en cours (ici 2023-2024)
Remplissez le Comité directeur, y compris les données d'honorabilité. - Dans Activités, Mes séances d'activités,
Remplissez les séances d'activités du club. - Prise des premières licences.
Les premières licences à mettre dans le panier sont celles du Président, du Trésorier et du Secrétaire général, renseignés dans le Comité directeur. Une personne peut occuper 2 postes/fonctions.
Il est conseillé de prendre l'ensemble des licences pour les membres du comité s'il y a plus de 3 personnes
ATTENTION : Il est impératif de remplir la partie CONTRÔLE DE L'HONORABILITÉ.
Le CODEP peut maintenant valider l'affiliation du club.
Le panier de licences avec les premières licences obligatoires doit être validé le plus rapidement possible.
Création du premier utilisateur d’i-reseau
Il n'est pas obligatoire d'avoir une licence pour être utilisateur d'I-reseau, Il peut être créé quand vous voulez.
Le premier Utilisateur d'i-Réseau du club doit avoir le profil Administrateur pour pouvoir créer d'autres Utilisateurs.
Il est quand même conseillé que le premier Utilisateur soit un des Dirigeants du club.
Ensuite il ne reste au CoDep qu’à former ce nouvel utilisateur pour qu'il soit autonome sur i-reseau.
Vous pouvez utiliser la base de connaissance sur i-reseau : Portail d'assistance : FFEPGV - Assistance (freshdesk.com)
Portail fédéral
L'accès au Portail fédéral est automatique pour toute personne ayant un compte Utilisateur sur i-Réseau.
Il faut se connecter en passant par Déjà Membre et utiliser les mêmes identifiants que pour i-Réseau.
Email / Webmail EPGV (Zimbra)
Si le club souhaite avoir un email par la Fédération, le CoDep peut demande à ce que ce premier Utilisateur d'i-Reseau, une fois qu'il a accès à i-reseau, ait aussi accès à Zimbra, le webmail EPGV.
Cette demande se fait par l'envoi d'un mail à : support@ffepgv.fr, en précisant le numéro d'affiliation du club et le nom et l'email de la personne.
Règles de demande d'accès au Webmail de votre club : FFEPGV (freshdesk.com)
ATTENTION : La DSI déconseille l'utilisation du Webmail, car en cas de problème, nous n'avons aucun support et notre capacité de résulution de problème est limitée. Nous conseillons d'utiliser un mail créé auprès d'un fournisseur d'email (ex. : gmail) qui fournit un support de qualité.
Ne pas hésiter à utiliser la base de connaissance générale : https://ffepgv.freshdesk.com/a/solutions.